De Plint, een casco-ruimte om de hoek bij het ministerie, vormt het podium voor deze eerste talkshow in een reeks van drie. Een toepasselijke ruimte waarin je alles zelf moet regelen; er zijn geen tafels en stoelen en er is geen catering. Olof Schuring, innovatie adviseur Directie X/Makerscollectief en een van de tafelgasten: “Dit is echt een plek om als groepen bij elkaar te komen. Dat vinden wij binnen JenV belangrijk.”
Makerscollectief
Samen met Annemiek Nelis, Directeur Directie X (Innovatie, Kennis & Strategie) is Olof de eerste tafelgast. Beiden vertelden hoe ze de hele veiligheidsketen meer toekomstbestendig proberen te maken. Van JenV zelf tot onder meer reclassering, politie, Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). Annemiek: “Daarbij gaat het vooral om lange termijn denken, strategische vraagstukken kunnen behandelen, innoveren, en van innoveren naar implementeren gaan.”
Olof: “Wij willen met ontwerp het systeem binnen JenV veranderen. Dat is echt een tough cookie, want dat systeem buigt terug. We zagen de mensen die hiermee te maken hebben worstelen. Vandaar dat we onze krachten hebben verenigd en ruimte geven aan elkaar in het ‘Makerscollectief’. Een collectief waar ook een schouder is om af en toe op uit te huilen.”
Oplossingsgericht tegenover verbeelding
JenV is een politiek gedreven organisatie, gaat Annemiek verder. “We zijn gewend om vrij snel in termen van oplossingen te denken. Ook draagt de politiek zelf vaak oplossingen aan. Wat makers doen is teruggaan naar de basis: wat is hier nou écht de vraag?”
Als bureaucratische organisatie zit de structuur een andere manier van werken vaak in de weg, stelt Annemiek. “We hebben binnen JenV veel verschillende organisaties en we zijn goed in vergaderen. We gebruiken altijd tekst. We hebben directeuren en die gaan samen overleggen. Dan creëren we weer adviesgroepjes die de directeuren adviseren… Die structuur heeft voordelen, maar er is niets creatiefs aan. Er zit geen verbeelding in.”
“We hebben vorig jaar een ontwikkelagenda gemaakt. Door alleen de vraag te stellen hoe de toekomst eruit moet zien, kwamen we niet verder.” Annemiek putte uit een sessie met het Makerscollectief en vroeg de bestuurders “even helemaal in een andere denktrant te gaan zitten”. We gingen brainstormen over twee fictieve scenario’s: een waarin de departementen nog maar met 10 procent van de medewerkers moesten werken, de andere betrof het scenario dat het departement voortaan alles voor burgers zou moeten doen.
“Binnen tien minuten kwam er zoveel los. Mensen kwamen in beweging en deden een beroep op hun verbeeldingskracht. Toen we op het echte vraagstuk inzoomden, bleek dat alles wat in de twee scenario’s was benoemd, terugkwam en uiteindelijk is geland in die ontwikkelagenda.”
Langzaam opbouwen
Nina Timmers, Lead ontwerper bij DJI, werkt zo’n drie jaar als ontwerper binnen de veiligheidsketen. Hoe die reis tot nu toe is geweest, vraagt Tabo haar. “Het is een rollercoaster, het is geen lineaire weg van a naar b.” Waar het accent drie jaar geleden vooral lag op technische innovatie, koerst Nina nu op verandering door sociale innovatie. “Hoe kun je anders gaan kijken. Van daaruit zijn we langzaam gaan opbouwen om innovatie anders aan te pakken. Bijvoorbeeld door een ‘patiëntenreis’ in kaart te brengen: hoe komt een tbs-patiënt eigenlijk binnen en waarom is dat zo traumatisch?”
Haar boodschap: “Maak het tastbaar en kijk met elkaar in de praktijk of het werkt.” Zo ontwierp ze, samen met ontwerper Lotte de Haan, in co-creatie met jongeren, koffers waarmee de jongeren hun tijd in de cel zinvoller kunnen besteden. “Dat ging heel iteratief. We startten met een eerste gephotoshopt versie, de volgende was weer wat tastbaarder, en die daarna was weer verder uitgewerkt. We hebben samen in de praktijk getest of het echt werkt.”
"Er zit heel veel kracht en beweging in de mensen binnen DJI. Maar je moet het wel op de juiste manier weten in te zetten."
Niet zomaar ‘even iets uitproberen’
Op de vraag wat een ontwerpende aanpak binnen DJI in de weg zit, stelt Nina dat “het natuurlijk een enorm risicomijdende organisatie is”. “Het draait om direct actie nemen bij incidenten en regelen dat die niet meer voorkomen. Veiligheid en beheersbaarheid staan centraal. In zo’n omgeving kun je niet zomaar ’even iets uitproberen’.”
Nina vond een manier die ze zelf ‘bevriezen en weer loslaten’ noemt, oftewel sturen op een helder proces. “We leiden een testperiode in door te zeggen: ‘Dit is een eerste versie we gaan dat op deze manier testen, gedurende zes weken. Jullie zijn erbij betrokken.’ Dat snapt iedereen en dan gaan ze ervoor. Er zit heel veel kracht en beweging in de mensen binnen DJI. Maar je moet het wel op de juiste manier weten in te zetten.”
Einsteinbrigade
De IND is ook een organisatie waarbinnen de waan van de dag de boventoon voert. “Wij staan in de actiestand en vinden het ontzettend lekker om te kunnen gaan rennen”, zegt Dick van Soest, Tactisch Manager bij de IND. Samen met Joey Koops, Operationeel Manager bij de IND, schuift hij bij Tabo aan tafel. Wat de gemiddelde IND’er typeert? Joey: “Dienstbaarheid. Dienstbaarheid naar de maatschappij toe en naar onszelf als IND. Wij willen meedenken om problemen op te lossen.”
Als gevolg van het Europees Migratiepact is er in 2026 een compleet herontwerp van het asielsysteem nodig. Daarnaast heeft de IND ook een eigen ambitie om in 2028 de productiviteit met 25% te verhogen door slimmer en efficiënter te werken. Grote veranderopgaves, hoe pakt de IND dat aan? Hoe komt de IND tot innovatie?
Een paar jaar geleden startte de IND met de Einsteinbrigade, een brigade die van af de werkvloer, ideeën ophaalt voor verbeteringen. Dick: “Binnen de IND zijn 5 innovatiemanagers die innovatie aanjagen. Daarbij helpen zo’n 200 medewerkers die zijn verspreid over de organisatie.” Met de meest kansrijke ideeën wordt geëxperimenteerd. Dat kan mislukken, maar ook leiden tot een succes, gaat Dick verder. Zoals de softwarerobots die de medewerkers helpen bij het automatisch doorklikken op de computer. Of het project om een 78 pagina’s tellend aanvraagformulier voor een ‘aanvraag verblijf met gezin/partner’ samen met de klant in te korten. Dat leidde tot een 6 pagina’s tellend document. De zoektocht naar ideeën levert elk jaar zo’n 50 potentiële kanshebbers op, laat Dick weten. De beweging groeit: “We organiseren elk jaar een Einsteindag. In het begin kwamen zo’n 30 tot 40 medewerkers. Nu zijn dat er een paar honderd.”
Vuurmakers
Tabo: “Joey, jij zei voorafgaand: ‘Ik heb geen tijd om mijn bijl te slijpen want ik moet nog zoveel bomen omhakken.’ Hoe maak je ruimte om fundamenteler na te denken over de werkprocessen?”
“Ja, dat is moeilijk. Juist vanwege die dienstbaarheid. Eerst oplossen en pas thuis nadenken over waarom heb ik dit nou eigenlijk gedaan? We hebben binnen de IND een personeelsvereniging opgezet voor jonge IND-ers. Zodat zij samen kunnen komen en kunnen leren van elkaar. Een beetje analoog aan het Makerscollectief hebben wij de vuurmakers. Met kampvuursessies, waarbij we letterlijk rondom een kampvuur gaan zitten en stilstaan bij de vraag waarom doen we ons werk eigenlijk zoals we het doen? En, wat doet dat met mij?”
De mens écht centraal
Als laatste tafelgasten schuiven Roos Marie Pot, senior programma manager bij de IND, en Lilia Hendrikse, senior beleidsmedewerker bij Asiel & Migratie, aan tafel. Beiden deelnemers van het JenV High Potential Programma. Een opleidingsprogramma opgezet door JenV, waarin deelnemers het eerste jaar onder meer een ontwerpopdracht uitvoeren.
Voor Roos Marie betrof die opdracht de transitie naar 2 ministeries in 1 organisatie. Met het aantreden van een nieuw kabinet ontstond, met onderdelen van JenV, een nieuw ministerie Asiel en Migratie (AenM). “Een papieren handeling, maar wel een met een effect op de mensen die er werken. Hoe is het bijvoorbeeld voor Lilia die ineens vanuit JenV naar AenM moest? Of voor de IND die ineens een ander ministerie bedient?”
De opdracht omvatte geen omschrijving van een eindresultaat. “Dat was voor mij totaal nieuw, als programma manager ben ik gewend resultaten op te leveren. Ik moest erg out of the box denken. Olof heeft me er vaak op gewezen dat ik niet bezig moest zijn met de eindstreep, maar echt de reis moesten ervaren. En, ik werd een beetje verliefd op de reis ernaartoe.”
Als manier om te achterhalen hoe medewerkers de transitie beleefden, bedacht Roos Marie samen met de woordvoerder en de adviseur van minister Faber, ‘bierviltjes’ om tijdens de kerst- en de nieuwjaarsborrel op tafels te leggen. Roodoranje gekleurd met in witte letters De Mens – centraal op de ene kant. Het trok de aandacht. Op de groene achterkant stond de oproep om meningen te delen. Roos Marie en haar collega’s ontvingen veel input die ze samenbrachten naar aanbevelingen om de mensen bij dit soort transities “echt centraal te stellen”.
Met elkaar in gesprek
Lilia dook in de wereld van interlandelijke adoptie, de adoptie van een buitenlands kind. In april vorig jaar nam de Tweede Kamer een motie aan om interlandelijke adoptie af te bouwen. Die afbouw vindt de komende 6 jaar plaats. Lilia’s opdracht neigde wel naar een eindresultaat: een communicatieplan om die afbouw met de betrokken te communiceren. “Maar wij besloten iets anders te doen.”
“Het is een heel emotioneel onderwerp”, zegt Lilia. “In bijeenkomsten worden er best snel polariserende dingen gezegd. Soms klapt het. Dan willen mensen niet meer met elkaar in gesprek.” Lilia en haar team bedachten een manier om met alle betrokken echt in gesprek te kunnen gaan. Niet alleen de extreme geluiden te horen maar ook de gematigde. En daarbij open te staan voor andere geluiden en nieuwsgierig te zijn naar elkaar.
Tijdens de talkshow lag een instructie op de stoelen van de deelnemers. Kruis, zonder de ander te kennen, in 30 seconden woorden aan die die ander beschrijven. Ga vervolgens daarover in gesprek en licht je keuze toe. Een simpele oefening waarbij er echt contact ontstaat.
"De ontwerpende aanpak is echt een verandering in denken. Het allerleukste is dat mensen zelf ervan overtuigd raken dat dit een manier van werken is waar we heen zouden moeten gaan."
Een verandering in denken
Waar Lilia vooral enthousiast van werd? “Het doorvragen, doorvragen en doorvragen. Én is het probleem dat we geformuleerd hebben ook echt het probleem? Zit er nog een dimensie onder en waar zit het hem dan in? De ontwerpende aanpak is echt een verandering in denken. Het allerleukste is dat mensen zelf ervan overtuigd raken dat dit een manier van werken is waar we heen zouden moeten gaan.”
In juni 2025 is de volgende talkshow in deze reeks gepland.